כל מוסד לימודים אקדמי מנפיק לסטודנטים שלו מידי שנה ושנה כרטיס סטודנט. על גבי כרטיס הסטודנט מודפסים פרטיו האישיים של הסטונדט כמו שם, תעודת זהות, פקולטה ועוד, כאשר בדרך כלל גם מצורפת תמונה של הסטודנט על גבי הכרטיס.
את כרטיסי הסטודנט מדפיסים לסטודנטים החדשים בדרך כלל בשבוע הראשון של הלימודים בעוד שלסטודנטים הותיקים, אלו שסיימו שנה אחת וכעת מתחילים שנה חדשה בדרך כלל רק מחדשים את התוקף של התעודה כאשר זאת ניתן לעשות או על ידי הדפסת תעודה חדשה, או על ידי הארכת התוקף של כרטיס הסטודנט.
איך זה למעשה עובד?
מוסדות לימודים רבים שואלים אותנו למעשה איך מעדכנים כרטיסי סטודנט משנה לשנה מבלי להדפיס לסטודנטים הותיקים כרטיס סטודנט חדש כל שנה. הפתרון פשוט מאוד, תחילה כרטיס הסטודנט תקף אך ורק עד תום שנת הלימודים בה הוא הונפק, וכאשר הסטודנט חוזר לצורך העניין לספסל הלימודים בשנה ב' הכרטיס סטודנט שלו כבר פג תוקף.
על מנת לחדש את התוקף של הכרטיס כל שעליכם לעשות בתור מוסד לימודים אקדמי הוא לעדכן את התוקף של כרטיס הסטודנט ולהאריכו בעוד שנה. בהנחה ומוסד הלימודים שלכם משתמש במערכת בתגי סטודנט מגנטיים, מדובר בפעולה שלוקחת פחות מדקה בה נציג מטעם המוסד מצמיד את התג של הסטודנט למערכת קריאת התגים של המוסד האקדמי וכאשר עולים פרטיו האישיים של הסטודנט במחשב, כל מה שנותר לעשות הוא לעדכן את התוקף שלה ולהאריך אותו בשנה נוספת. לאחר מכן יוכל הסטודנט להשתמש בתעודת בכל המתקנים של המוסד האקדמי כמו שערי הכניסה למוסד, שירותי הספרייה ועוד.
היתרונות של תעודת סטודנט
בראש ובראשונה תעודת סטודנט משמשת בתור תעודת הזהות של הסטודנט בתוך המוסד האקדמי. היא מאפשרת לשומרים בכניסה לזהות את הסטודנט כאשר הוא נכנס בשערי המוסד לאחר שהוא מעביר את כרטיס הסטודנט שלו שפותח לו את השער, בעוד שהשומר רואה את תמונתו ופרטיו האישיים על מסך המחשב שלו וכך יכול לאמת את זהות הסטונדט. מעבר לכך לתעודה זו יתרונות נוספים כמו למשל היכולת של המוסד האקדמי להשתמש בה בתור כרטיס מועדון לקוחות והנחות במקומות מסויימים עימם למוסד האקדמי יש הסכם שיתוף פעולה.